Powoli zbliża się termin zatwierdzania sprawozdań finansowych w spółkach, w których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Najwyższy czas zatem przypomnieć o kilku kwestiach, które bywają pomijane przy okazji procesu zatwierdzania sprawozdań finansowych i zwyczajnego zgromadzenia wspólników.
Zbagatelizowanie zagadnień, na które zwracam niżej uwagę może utrudnić wspólnikom późniejszą sprzedaż spółki (ach Ci dociekliwi prawnicy i ich raporty due diligence ;)), nie mówiąc już o narażeniu się na kłopoty w przypadku sporów z kontrahentami lub wewnątrz spółki. W niektórych wypadkach mogą one również narazić spółkę na niekorzystne konsekwencje podatkowe.
Zwyczajne zgromadzenie wspólników – to zazwyczaj wiemy
Zwyczajne zgromadzenie wspólników w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością powinno powziąć uchwały w zakresie rozpatrzenia i zatwierdzenia sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy, sprawozdania zarządu z działalności spółki, udzielenia absolutorium członkom organów spółki oraz gdy pozostaje to w gestii zgromadzenia wspólników, również podziału zysku lub pokryciu straty.
To wiedza podstawowa. O czym jednak jeszcze warto pamiętać?
Spółka poniosła straty – nie w pełni pokryty kapitał zakładowy?
Otrzymując sprawozdanie finansowe od księgowego warto sprawdzić czy kapitały własne spółki na skutek poniesionej straty nie obniżyły się poniżej poziomu kapitału zakładowego. Jeżeli tak się stało, kapitał zakładowy spółki nie jest w pełni pokryty, a wspólnicy nie będą mogli „legalnie” otrzymać wypłaty ze spółki pod jakimkolwiek tytułem prawnym. Mówi o tym wprost art. 189§2 KSH.
Ok, ale co to tak naprawdę oznacza?
Niestety całkiem sporo. Przykładowo, w sytuacji, gdy wspólnik udzielił spółce pożyczki i właśnie nadszedł termin jej spłaty, zarząd w opisanej sytuacji nie będzie uprawniony do zwrotu wspólnikowi pożyczki. Podobnie, gdy wspólnik wykonał dla spółki usługi, za które wystawił fakturę, zarząd nie ma prawa takiej faktury zapłacić. Tak samo będzie z wszelkimi innymi wypłatami na rzecz wspólnika w tym również np. z wynagrodzeniem za pracę (tu szczególnie dotknięci mogą być pracownicy posiadający niewielkie pakiety udziałów spółki).
Jedynym wyjściem w takiej sytuacji jest dokapitalizowanie spółki lub przynajmniej dokonanie jej restrukturyzacji finansowej (np. poprzez podwyższenie kapitału zakładowego z konwersją wierzytelności wspólnika na kapitał zakładowy w połączeniu z jego jednoczesnym obniżeniem bez wynagrodzenia).
Gdy straty były jeszcze bardziej dotkliwe – bilansowa upadłość
Większe straty poniesione przez spółkę mogą również doprowadzić do tzw. „bilansowej upadłości”. Dzieje się tak, gdy zobowiązania spółki przekraczają jej majątek (art. 11 ust. 2 Prawa upadłościowego i naprawczego). W takim wypadku konieczne będzie niezwłoczne naprawienie sytuacji finansowej spółki lub złożenie wniosku o jej upadłość. Zaniechanie takich działań może spowodować nie tylko postawienie spółki w stan upadłości przez jej wierzycieli, ale również cywilnoprawną i karną odpowiedzialność członków zarządu, którzy zaniechali złożenia wniosku o upadłość.
Czy leci z nami pilot zarząd?
Przy okazji zatwierdzania sprawozdań finansowych należy również koniecznie sprawdzić czy w związku z odbyciem zwyczajnego zgromadzenia nie wygaśnie mandat członków organów spółki (por. np. art. 202 KSH). Zaniedbanie w tym zakresie może prowadzić np. do nieważności umów zawartych przez członków zarządu, których mandat wygasł.
Każdemu po uchwale
Dobrą praktyką jest również podejmowanie odrębnej uchwały przy udzielaniu (bądź odmowie udzielenia) absolutorium dla każdego z członków organów spółki. Pozwoli to np. uniknąć sytuacji, w której z powodu chęci zaskarżenia (nie)udzielenia absolutorium jednemu z członków zarządu, zaskarżona zostanie uchwała obejmująca absolutorium dla wszystkich członków zarządu.
Nie jest to oczywiście pełna lista „pułapek”, które czyhają na wspólników i zarząd w związku z odbyciem zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Podałem jednak te przykłady, o których przedsiębiorcy zgodnie z moim doświadczeniem najczęściej zapominają i które mogą jednocześnie mieć szczególnie dotkliwe konsekwencje.
Kończąc życzę Państwu miłych i bezproblemowych zwyczajnych zgromadzeń wspólników.
Artykuł w skróconej wersji ukazał się na łamach „Dziennik. Gazeta Prawna” w dniu 22 maja 2012.
Autor jest radcą prawnym, prowadzi kancelarię prawną w Warszawie.
Andrzej Tropaczyński jest radcą prawnym i założycielem kancelarii prawnej w Warszawie.
Do jego głównych obszarów specjalizacji należą: prawo spółek, transakcje fuzji i przejęć (M&A), prawo kontraktów handlowych i prawo autorskie.
Swoje doświadczenie zawodowe zdobywał przez 9 lat współpracując z kancelarią prawną Linklaters (od 2007 roku jako radca prawny) w dziale prawa handlowego. W trakcie tej współpracy przeprowadził szereg transakcji M&A, procesów inwestycyjnych i restrukturyzacji korporacyjnych.
Dzięki blisko dwuletniej współpracy z grupą Viacom (lata 2010-2011) dobrze poznał również wewnętrzne uwarunkowania podmiotu gospodarczego.
Od roku 2011 prowadzi własną kancelarię prawną.
Na ssyp.kylos.pl/korpo zajmuje się przede wszystkim tematyką prawa spółek i transakcji fuzji i przejęć.
