W dobie pandemii koronawirusa i coraz to dalej postępujących ograniczeniach w przemieszczaniu się i bezpośrednich kontaktach międzyludzkich, podpis elektroniczny wydaje się być rozwiązaniem na miarę naszych czasów. Pozwala on na zawieranie szeregu umów i podpisywanie dokumentów bez wychodzenia z domu – na smartfonie, tablecie, czy laptopie.
Obecnie coraz więcej przedsiębiorstw stosuje podpis elektroniczny. Szacuje się, że do 2025 roku ma być nim co miesiąc sygnowane 100 mln dokumentów w Europie, przy czym prognozy te nie uwzględniały wybuchu pandemii, zatem liczba ta może być znacznie wyższa.
W sytuacji, gdy przepisy prawa, ani umowa między stronami nie przewiduje wymogu zachowania surowszej formy – tj. formy aktu notarialnego, formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi lub formy pisemnej – nie ma przeszkód by taki dokument został podpisany właśnie przy wykorzystaniu podpisu elektronicznego.
Kwalifikowany podpis elektroniczny
Należy natomiast odróżnić podpis elektroniczny od kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Kwalifikowany podpis elektroniczny umożliwia nam osiągnięcie skutków równoważnych z zachowaniem formy pisemnej, co jest przydatne gdy podpisanie dokumentu wymaga takiej formy. Kwalifikowany podpis elektroniczny wydawany jest przez ograniczoną liczbę dostawców (ich listę można znaleźć na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji) i przewiduje weryfikację przy pomocy dowodu osobistego lub paszportu.
Podpis elektroniczny vs. kwalifikowany podpis elektroniczny
Należy jednak pamiętać, że większość dokumentów nie wymaga zachowania żadnej konkretnej formy (w tym pisemnej) i z powodzeniem możemy stosować podpis elektroniczny. Będziemy mieli wówczas do czynienia z tzw. formą dokumentową.
Forma dokumentowa i podpis elektroniczny
Dla celów zachowania formy dokumentowej niezbędne jest złożenie oświadczenia (utrwalenie go) oraz identyfikacja, że pochodzi ono od konkretnego adresata. Dzięki dostawcom usług podpisów elektronicznych możemy z łatwością przeprowadzić proces dowodowy dotyczący osoby składającej dane oświadczenie, jak również zapisać i odtworzyć treść takiego oświadczenia. Platformy takie jak DocuSign, Autenti, czy PandaDoc umożliwiają zdalne podpisywanie dokumentów przy pomocy podpisów elektronicznych, weryfikację ich sygnatariuszy oraz przechowywanie wszystkich podpisanych tak dokumentów w personalizowanym archiwum. Mamy też możliwość podpisywania jednego dokumentu przez wiele stron w tym samym czasie, co zdecydowanie ułatwia proces obiegu dokumentów, a przy okazji pozwala zaoszczędzić zasoby naturalne w postaci wielostronicowych wydruków.
Co możemy podpisać za pomocą podpisu elektronicznego?
Zarówno w obrocie gospodarczym, jak i w życiu codziennym wiele dokumentów podpisujemy w formie pisemnej, a które wcale zachowania takiej formy nie wymagają. W takich sytuacjach, bez żadnych obaw, możemy zastąpić formę pisemną formą dokumentową. Za pomocą podpisu elektronicznego możemy zawrzeć (jeżeli strony nie postanowiły odmiennie) np. umowę o dzieło, umowę zlecenia, umowę inwestycyjną, umowę o zachowaniu poufności, protokoły odbioru, zamówienia, kontrakty z klientami, czy umowy sprzedaży (o ile przepis szczególny nie wymaga konkretnej formy, jak np. w przypadku sprzedaży nieruchomości).
Współautorem artykułu jest mec. Iga Wojtczak-Opala.
Szymon jest uznawany za jednego z wiodących specjalistów Venture Capital na polskim rynku. Specjalizuje się w transakcjach M&A na rynku publicznym oraz prywatnym, w tym w zakresie krajowych i zagranicznych transakcji pracując dla spółek publicznych, akcjonariuszy, firm rodzinnych, spółek wielobranżowych czy funduszy PE/VC. Posiada również doświadczenie w zakresie kompleksowej obsługi biznesu klientów zagranicznych, klientów prywatnych, funduszy (w tym VC), obsługi prawnej startupów, w zakresie restrukturyzacji grup spółek czy też świadczenia usług z zakresu prawa konkurencji. Jego ponad 10-letnie doświadczenie obejmuje w szczególności doradztwo z zakresu projektów M&A, finansowania typu PE/VC, restrukturyzacji, bieżącej obsługi przedsiębiorstw, finansowania dłużnego oraz prawa konkurencji. Jest autorem ponad 30 publikacji, w tym komentarzy do MAR, Prawa Pocztowego, Ustawy o obligacjach oraz Prawa rynku kapitałowego (w opracowaniu). Był prelegentem na przeszło 40 konferencjach. Członek International Bar Association. W 2016 r. znalazł się wśród laureatów V edycji konkursu „Prawnicy – liderzy jutra 2016”, organizowanego przez Dziennik Gazeta Prawna i Wolters Kluwer Polska oraz wyróżniony w kategorii „młodzi obiecujący” przez miesięcznik „Gentleman”. Rekomendowany przez Legal 500 (2019) w specjalizacji: prawo handlowe, spółki oraz M&A (Polska).
Ukończył Wydział Prawa i Administracji UW (dr), Szkołę Główną Handlową oraz Maurer School of Law (Magister Prawa).
E-mail: kancelaria@szymonsyp.com
