W umowie sprzedaży udziałów zbywca zobowiązuje się przenieść na nabywcę udziały w danej spółce w zamian za ustalone wynagrodzenie. Umowy tego typu zawierają również rozmaite dodatkowe postanowienia. Czasem transakcja zostaje podzielona na dwa etapy – związane z zawarciem umowy przedwstępnej oraz ostatecznej. Przedwstępna umowa sprzedaży udziałów może wówczas opisywać porządek działań towarzyszących podpisaniu umowy ostatecznej (takich jak np. ustalenie, czy spełniły się wszystkie warunki, od których podpisanie jest uzależnione).
Bardzo często podpisaniu umowy sprzedaży udziałów towarzyszy szereg czynności pobocznych, a oprócz umowy, strony podpisują wiele innych oświadczeń i pism. Ważne jest jednak, aby wśród tych wszystkich działań nie zapomnieć, by powiadomić spółkę, że zmienił się właściciel jej udziałów.
Obowiązek zawiadomienia spółki o przejściu własności udziałów wynika wprost z przepisów kodeksu spółek handlowych (art. 187 ksh) i strony nie mogą wyłączyć go na podstawie ustaleń między nimi. Strony mogą za to ustalić wspólnie procedurę powiadomienia oraz określić moment, w którym spółka otrzyma stosowną informację o przejściu udziału. Mogą też umówić się, kto podpisze zawiadomienie, np. zobowiązując się, że podpiszą je obie strony umowy.
Dlaczego należy zawiadomić Spółkę?
Dlaczego tak ważne jest, aby w odpowiedni sposób zawiadomić spółkę o przejściu własności jej udziałów? Przejście własności zbytych udziałów jest skuteczne względem spółki dopiero od momentu prawidłowego jej powiadomienia. To znaczy, że dopóki strony nie przekażą spółce informacji o przejściu udziałów, spółka wciąż będzie uważała za wspólnika ich zbywcę. Zawiadomienie jest istotne, ponieważ służy wyposażeniu Spółki w niezbędne jej informacje. Prawo nakłada na spółkę pewne obowiązki względem wspólników. Wspólnicy w spółce mogą się jednak zmieniać, a jeśli spółka nie wie o zmianach, może wykonywać swoje obowiązki jedynie w ograniczonym zakresie. Na przykład nie może zaprosić odpowiednich osób na zgromadzenie wspólników. Należy jednak podkreślić, że poza relacją spółka-wspólnik, niedokonanie zawiadomienia nie ma żadnego wpływu na ważność lub nieważność przeniesienia własności udziałów.
Spółka, chcąc ustalić krąg jej wspólników, nie może opierać się na niepewnych źródłach. Dlatego informację o przejściu udziałów może przyjąć wyłącznie od ich zbywcy lub nabywcy. Nawet jeśli członkowie zarządu spółki dowiedzieli się o przejściu udziałów z innego źródła (z mediów albo podczas spotkania biznesowego) nie mogą oprzeć się na tych informacjach. W konsekwencji, choć wiedzą, że zmienił się właściciel udziałów, to jako wspólnika wciąż traktować będą zbywcę.
Nie jest natomiast ważne, czy informację o przejściu własności udziałów przekaże ich zbywca, czy nabywca. Warto jednak mieć na uwadze, że zbywca udziałów, jako dotychczasowy wspólnik, a więc podmiot znany spółce, jest dla niej bardziej wiarygodnym źródłem informacji. Optymalnym rozwiązaniem jest natomiast pismo wystosowane i podpisane wspólnie przez zbywcę i nabywcę.
Zawiadomić, ale jak, kiedy i kogo?
Przepisy nie przewidują żadnych wymogów formalnych względem zawiadomienia. Ze względów praktycznych, zawiadomieniem będzie zazwyczaj pismo skierowane do spółki. Dla uniknięcia wątpliwości, dobrą praktyką będzie jeśli strony ustalą w umowie sprzedaży udziałów sposób i formę dokonania zawiadomienia, umawiając się że zawiadomienie zostanie wysłane np. listem poleconym lub faxem.
Adresatem pisma jest spółka, a więc członkowie jej zarządu. W chwili gdy przynajmniej jeden z członków zarządu spółki lub jej prokurent będzie miał możliwość zapoznania się z treścią zawiadomienia, należy uznać je za doręczone. Dobrze jest, jeśli pismo, zawierające zawiadomienie zawiera oświadczenie spółki, potwierdzające otrzymanie zawiadomienia. Takie oświadczenie po podpisaniu powinno zostać odesłane informującemu.
Zawiadomienie powinno wskazywać dane zbywcy i nabywcy oraz oznaczać udziały, będące przedmiotem umowy sprzedaży oraz datę przejścia własności udziałów na nabywcę. Wraz z zawiadomieniem należy przesłać do spółki dowód przejścia udziałów, którym jest umowa sprzedaży, ewentualnie wyciąg z tej umowy, jeśli strony nie chcą przedstawiać spółce całej. W przypadku gdy transakcja nabycia udziałów odbywała się na podstawie umowy przedwstępnej i ostatecznej, do zawiadomienia wystarczy dołączyć jedynie umowę ostateczną.
Przepisy nie wskazują terminu, w którym należy dokonać zawiadomienia. Zbywca i nabywca mogą więc ustalić wspólnie moment poinformowania spółki o przejściu udziałów. Zazwyczaj nabywca będzie chciał, aby spółka została zawiadomiona jak najszybciej. Ale strony mogą również umówić się, że poczekają z zawiadomieniem przez jakiś czas.
****
Otrzymanie zawiadomienia wiąże się dla spółki z pewnymi obowiązkami. Po otrzymaniu zawiadomienia, zarząd spółki ma obowiązek zaktualizować księgę udziałów i wpisać do niej nowego wspólnika. Następnie, w ciągu 7 dni od wpisania nowego wspólnika w księdze udziałów, zarząd spółki powinien złożyć do rejestru przedsiębiorców nową listę wspólników. Jeśli w wyniku transakcji, nabywca posiada co najmniej 10 % udziałów w kapitale zakładowym spółki, zarząd ma również obowiązek zaktualizowania danych dotyczących wspólników w rejestrze przedsiębiorców.
Wymóg powiadomienia spółki o przejściu własności jej udziałów jest taki sam również w przypadku przejścia własności w oparciu o inną podstawę prawną niż umowa zbycia udziałów. Udziały mogą przejść w oparciu o innego rodzaju umowy (np. darowizny), ale też w drodze egzekucji, czy dziedziczenia, kiedy spadkobierca obejmuje własność udziałów, należących do spadkodawcy. Spółkę należy zawiadomić nie tylko o zbyciu jej udziałów, ale również o ich zastawieniu lub ustanowieniu na nich użytkowania.
Tekst opublikowany oryginalnie na łamach dziennika Rzeczpospolita (03.04.2013)
fot. Pedro Ribeiro Simões
Rights: This file is licensed under the Creative Commons BY 3.0
flickr (http://www.flickr.com/photos/pedrosimoes7/)
Radzym Wójcik jest adwokatem w warszawskim biurze międzynarodowej kancelarii Baker McKenzie.
Radzym współtworzył i jest aktywnym członkiem multidyscyplinarnego zespołu warszawskich prawników Baker McKenzie („Innovation Team”), powołanego w celu wspierania zespołów TMT funduszy Private Equity i Venture Capital, jak również klientów zainteresowanych nowymi technologiami, w szczególności z zakresu big data, AI, FinTechu oraz InsurTechu.
Obsługiwał szereg transakcji fuzji i przejęć. Pracował przy transakcjach z udziałem funduszy Venture Capital i Private Equity, jak i inwestorów branżowych (w szczególności przy przejęciach w branży medycznej i w przemyśle ciężkim). Uczestniczył w wielu krajowych i międzynarodowych projektach. Z sukcesem wspiera klientów po obu stronach stołu negocjacyjnego, na wszystkich etapach transakcji M&A. Doradza także polskim przedsiębiorcom w związku z międzynarodową ekspansją ich biznesów i pozyskiwaniem inwestorów za granicą.
Obecnie, doradza również Ministrowi Rozwoju w pracach nad wprowadzeniem do polskiego kodeksu spółek handlowych nowej spółki kapitałowej, Prostej Spółki Akcyjnej. We wrześniu 2016 został powołany przez Ministra Rozwoju w skład Zespołu do opracowania rekomendacji w zakresie projektu przepisów regulujących prostą spółkę akcyjną. Ma ona być wehikułem dedykowanym startupom, Venture Capital i branży innowacyjnej.
W 2015 roku został uznany za jednego z 30 wyróżniających się prawników, którzy nie ukończyli 35 lat w rankingu „Rising Stars – Prawnicy. Liderzy Jutra” organizowanym przez Dziennik Gazetę Prawną i wydawnictwo Wolters Kluwer.
