Od dnia 1 grudnia 2014 roku wchodzi w życie zmiana ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym1. Ustawa nowelizująca zasadniczo modyfikuje organizację wydawania spółkom identyfikatora podatkowego NIP i numeru identyfikacyjnego REGON, a także ogranicza ilość możliwych do wskazania przez spółki pozycji przedmiotu działalności (PKD).
DOTYCHCZASOWE NIEDOSKONAŁOŚCI
Zaplanowane przez ustawodawcę zmiany do ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym mają poprawić funkcjonowanie obowiązującej w obecnym kształcie zasady jednego okienka i uprościć procedurę nadawania spółkom identyfikatora podatkowego NIP i numeru identyfikacyjnego REGON. W zamierzeniu celem wprowadzenia zasady jednego okienka było uproszczenie i skrócenie procedury rejestracji spółek w rejestrze przedsiębiorców. Intencje ustawodawcy nie znalazły jednak odzwierciedlenia w praktyce. Jednym z mankamentów zasady jednego okienka było zmuszenie spółek do przedstawienia sądowi rejestrowemu dodatkowych egzemplarzy części dokumentów rejestracyjnych (umowa spółki, umowa najmu), celem przedstawienia ich następnie urzędowi skarbowemu oraz urzędowi statystycznemu. Stanowiło to w istocie zbędne mnożenie dokumentów, koniecznych do rejestracji spółek. W wielu przypadkach proces rejestracji spółek, pomimo prawidłowo wypełnionych wniosków rejestracyjnych oraz kompletności dołączonych załączników, blokowało nie złożenie dokumentów, które miały być następnie przedstawiane urzędowi skarbowemu i statystycznemu. W istocie zatem wprowadzona zasada jednego okienka w wielu przypadkach uniemożliwiała spółkom faktyczne podjęcie działalności gospodarczej, pomimo faktycznie prawidłowo wypełnionych wniosków rejestracyjnych. Następnie, funkcjonowanie zasady jednego okienka zderzone zostało w praktyce z trudnościami organizacyjnymi. Konieczność współdziałania sądu i urzędów w zakresie dostarczania nawzajem dokumentów rejestracyjnych spółek za pośrednictwem poczty dodatkowo wydłużało procedurę wydawania spółkom nr REGON i NIP. Często uzyskanie informacji o miejscu przechowywania dokumentów zgłoszeniowych do urzędów było niemożliwe. Błędy w dokumentach rejestracyjnych przedkładanych urzędowi skarbowemu lub urzędowi statystycznemu skutkowały zaś dalszym przeciągnięciem procedur nadania spółkom nr REGON i NIP. Niewłaściwe funkcjonowanie zasady jednego okienka wyraźnie uwidoczniło umożliwienie przez ustawodawcę rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przy wykorzystaniu wzorca umowy w systemie teleinformatycznym (sp. z o.o. w 24h), której przedmiotowa zasada nie dotyczyła. Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, dzień po wprowadzeniu danych do systemu Ministerstwa Sprawiedliwości, mogły złożyć bezpośrednio dokumenty do urzędu skarbowego oraz urzędu statystycznego i w krótkim czasie uzyskać numery NIP i REGON. Ustawodawca słusznie stwierdził zatem, że zasada jednego okienka w obecnym kształcie, prowadzi faktycznie do wydłużenia procedury nadawania identyfikatora podatkowego NIP i numeru identyfikacyjnego REGON.
ZMIANY – CHARAKTERYSTYKA
Od dnia 1 grudnia 2014 roku zgłoszenie rejestracyjne spółki do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego będzie równocześnie wnioskiem spółek o nadanie im numerów NIP i REGON. Sąd rejestrowy na podstawie podstawowych danych o podmiocie wskazanych w odpowiednim formularzu głównym (W1, W2,W3 itd.) nada spółkom nr NIP i REGON. Istota planowanych zmiany opiera się o zdalną współpracę sądów rejestrowych oraz urzędów w zakresie udostępniania wzajemnie danych o podmiotach składających wniosek o rejestrację, która będzie odbywać się w oparciu o środki komunikacji elektronicznej2. Dzięki wzajemnej integracji systemów dane przesyłane sądom rejestrowym przez organy administracji publicznej (tj. właściwy nr NIP i REGON) będą automatycznie uwidacznianie w postanowieniu o wpisie spółki do rejestru i w konsekwencji w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. W uproszczeniu zatem, sąd rejestrowy po przekazaniu zdalnie urzędom podstawowych danych o podmiocie wnioskującym otrzyma z urzędów odpowiednio numery NIP i REGON nadane we właściwych ewidencjach, zaś otrzymane numery uwzględni przy rejestracji spółki i nadaniu spółce numeru KRS.
Kolejny krokiem, do którego zobowiązane będą zarejestrowane w oparciu o znowelizowaną ustawę spółki, będzie uzupełnienie danych na potrzeby ewidencji statystycznej oraz ewidencji podatkowej, których udostępnienia znowelizowana ustawa nie będzie wymagać przy składaniu głównego wniosku rejestracyjnego składanego sądowi rejestrowemu. Procedura uzupełnienie danych nie będzie blokować spółek przed podjęciem działalności gospodarczej, ponieważ spółki do tego czasu będą posiadały numer KRS, a także nadany nr NIP i REGON – wszystkie numery nadane zostaną de facto w jednym momencie. Obowiązek dokonania uzupełnienia danych będzie musiał zostać zrealizowany w terminie 21 dni od rejestracji spółki w rejestrze przedsiębiorców. Realizacja przedmiotowego obowiązku nastąpi poprzez utworzony do tego formularz, który będzie należało uzupełnić o wymagane dane. W praktyce uzupełnienie danych polegać będzie na przekazaniu do urzędu skarbowego oraz urzędu statystycznego danych wymaganych przez dane ewidencje, które nie były przekazane urzędom przez sąd rejestrowy (numer rachunku bankowego, miejsce przechowywania ksiąg rachunkowych, liczba zatrudnionych pracowników). Dodatkowym usprawnieniem procesu rejestracji jest wprowadzenie automatycznego mechanizmu przekazywania danych o podmiocie przez urząd skarbowy do systemu teleinformatycznego ZUS – nie będzie konieczności wysyłania oddzielnej paczki dokumentów do ZUS-u, ponieważ będzie to dokonywane przez urząd skarbowy w ramach automatycznego przekazywania danych, na podstawie danych udostępnionych we wniosku składanemu urzędowi skarbowemu.
Skutkiem wprowadzonych na podstawie nowelizacji ustawy zmian jest również ograniczenie ilości załączników, które jak dotąd były składane wraz z wnioskiem rejestracyjnym do sądu rejestrowego. Na podstawie art. 19b ust. 2 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, w treści sprzed zmian wprowadzonych na podstawie nowelizacji ustawy, do wniosku o pierwszy wpis do rejestru przedsiębiorców wnioskodawca dołączał umowę spółki oraz dokument potwierdzający uprawnienie do korzystania z lokalu lub nieruchomości, w których znajduje się jego siedziba. Każdorazowa zmiana umowy spółki skutkowała również obowiązkiem przedłożenia odpowiednio egzemplarza zmienionej umowy do urzędu skarbowego. Po nowelizacji ten obowiązek będzie zniesiony3. Następczo zatem przedkładanie sądowi rejestrowemu dodatkowego egzemplarza umowy/statutu spółki celem przedłożenia ich urzędowi skarbowemu, każdorazowo po ich zmianie, również nie będzie konieczne, co należy uznać za racjonalne, choć nieco spóźnione, rozwiązanie. Urząd skarbowy oraz urząd statystyczny będą mogły – w wypadku zaistnienia takiej konieczności – zwrócić się do sądów rejestrowych o przesłanie dokumentów statutowych danej spółki, które będą przesyłane do urzędów przez sąd rejestrowy drogą elektroniczną. Dodatkowo – co równie istotne – przy każdorazowym zgłoszeniu przez spółkę do rejestru przedsiębiorców wniosku o zmianę wpisu w rejestrze spółki nie będą musiały przedkładać formularzy aktualizacyjnych do NIP, REGON i ZUS, który to obowiązek często był wykonywany przez spółki bez faktycznej podstawy, zaś z czystej ostrożności w obawie przed zwrotem wniosku.
Do historii przejdzie również zgłaszanie do KRS-u wniosków o zmianę wpisu w przedmiocie wpisu w rejestrze numerów NIP i REGON (formularz KRS-ZY, wniosek wolny od opłat). Wpis przedmiotowych numerów będzie następował na podstawie samego postanowienia o wpisie danej spółki do rejestru przedsiębiorców. Obowiązek ten pozostaje aktualny w przypadku spółek już zarejestrowanych, które nie dochowały obowiązku zgłoszenia numerów NIP i REGON do rejestru przedsiębiorców. Spółki te będą mogły dokonać zgłoszenia numerów NIP i REGON również wraz z wnioskiem o dokonanie zmiany wpisu w rejestrze, obejmującym inny przedmiot aniżeli zgłoszenie przez spółkę numerów NIP i REGON.
ZMIANY DOTYCZĄ TAKŻE SP. Z O.O. 24
Zmiany ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym obejmują swym zakresem również spółki z ograniczoną odpowiedzialnością rejestrowane przez Internet – w przypadku tychże spółek numery NIP i REGON również będą nadawane spółkom razem z postanowieniem o wpisie spółek do rejestru.
ZMIANY A PKD
Nowelizacja ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym wprowadza również modyfikację procedury zgłaszania przez spółki przedmiotu działalności według pozycji Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD). Zgodnie ze znowelizowanym art. 40 ust. 1 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym w zakresie danych dotyczących przedmiotu działalności w rejestrze przedsiębiorców zamieszczanych będzie nie więcej niż dziesięć pozycji, w tym jeden przedmiot przeważającej działalności na poziomie podklasy. Formularz KRS-WM poza ograniczeniem pozycji PKD możliwych do zgłoszenia do dziesięciu, będzie zobowiązywał wnioskujące spółki do wskazania ich przeważającego rodzaju działalności, która to informacja jak dotąd była objęta jedynie obowiązkiem zgłoszeniowym w zakresie formularzy identyfikacyjnych składanych do urzędu skarbowego oraz urzędu statystycznego. Dane dotyczące pozycji przedmiotu działalności oraz rodzaju przeważającej działalności spółek będą automatycznie przekazywane przez sąd rejestrowy do urzędów w ramach zintegrowanych zdalnie systemów teleinformatycznych. Ustawodawca wyszedł z założenia, że wprowadzona zmiana będzie skutkować bardziej przejrzystym odzwierciedleniem w rejestrze prowadzonej przez spółki działalności.
Co w przypadku spółek już zarejestrowanych, które nie zgłaszały do rejestru przedsiębiorców 10 pozycji PKD oraz przeważającego przedmiotu działalności?
Ustawa nowelizująca przewiduje, że podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego będą miały obowiązek, przy pierwszym wniosku o zmianę danych w Rejestrze, najpóźniej w terminie 5 lat od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy, zgłosić dane o przeważającym przedmiocie działalności na poziomie podklasy. Każdorazowe złożenie wniosku o zmianę wpisu przez w rejestrze przedsiębiorców przez zarejestrowane już spółki będzie musiało być zatem poszerzone o analizę przeważającego rodzaju działalności spółki na poziomie podklasy oraz zgłoszenie tego w drodze wypełnienia formularza KRS-WM. Brak nowelizacji odpowiednich przepisów kodeksu spółek handlowych, wskazujących na obowiązkowe elementy umów/statutów spółek handlowych, prowadzi do wniosku, że w treści umów/statutów spółek liczba pozycji przedmiotu działalności będzie mogła przekraczać liczbę dziesięć – ograniczenie dotyczy wyłącznie ewidencji pozycji przedmiotu działalności w rejestrze przedsiębiorców. Potwierdza to dodatkowo art. 9 ust. 2 ustawy nowelizującej, który wskazuje, że jeżeli przedmiot działalności wynika z umowy spółki, aktu założycielskiego lub statutu, zgłoszenie nie wymaga ich zmiany.
PODSUMOWANIE
Konkludując – ustawa nowelizująca wprowadza rozwiązania, które pozytywnie wpłyną na szybkość rejestracji spółek handlowych w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru oraz procedury nadawania spółkom identyfikatora podatkowego NIP i numeru identyfikacyjnego REGON, co w konsekwencji skróci okres oczekiwania na możliwość faktycznego podjęcia przez spółki działalności. Za bardzo optymistyczny sygnał należy uznać oparcie środków za pomocą, których postanowiono realizować postulat przyspieszenia procedury rejestracji – tj. poprzez zautomatyzowanie współdziałania sądu rejestrowego oraz urzędu skarbowego i statystycznego przy wykorzystaniu środków elektronicznych oraz integrację ich systemów informatycznych. Finalnie, zniesienie obowiązku przedkładania do urzędu skarbowego dodatkowego odpisu umowy spółki/statutu spółki w przypadku każdorazowej ich zmiany, stanowi, w szczególności dla spółek kapitałowych, zmniejszenie kosztów prowadzonej działalności, co również stanowi rozwiązanie przychylne przedsiębiorcom.
[1] Ustawa z dnia 26 czerwca 2014 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. 2014 r. poz. 1161)
[2] Zgodnie ze znowelizowanym art. 20 ust. 1a oraz ust. 1b ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym „Wpis w przedmiocie NIP i numeru identyfikacyjnego REGON polega również na ich automatycznym zamieszczeniu w Rejestrze po przekazaniu z Centralnego Rejestru Podmiotów – Krajowej Ewidencji Podatników i z krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej. Wpis jest dokonany z chwilą zamieszczenia danych w Rejestrze”
[3] W konsekwencji ustawa z dnia 26 czerwca 2014 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz o zmianie niektórych innych ustaw, dokonała również zmian w kodeksie spółek handlowych uchylając art. 171 oraz 324 k.s.h.
TOMASZ KOZAK radca prawny, absolwent prawa na Uniwersytecie Jagiellońskim. Specjalizuje się w doradztwie w zakresie szeroko pojętego prawa handlowego, prawa spółek i M&A. Prawnik In-House w Profbud - spółce deweloperskiej z siedzibą w Warszawie oraz Przewodniczący Rady Nadzorczej spółki dominującej grupy kapitałowej Profbud, w ramach której zapewnia kompleksową obsługę obsługi prawną koordynacji procesów inwestycyjnych grupy dotyczących nieruchomości (w tym w zakresie nieruchomości komercyjnych). Posiada szerokie doświadczenie w kompleksowej obsłudze prawnej transakcji M&A obejmujących różne dziedziny biznesu, w tym w zakresie doradztwa na rzecz startupów oraz funduszy Venture Capital.
