Praktyczne aspekty „spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w 24h ”

Przedsiębiorcy z optymizmem i entuzjazmem odnieśli się do możliwości rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w systemie S24. Według danych Ministerstwa Sprawiedliwości w rejestrze przedsiębiorców miesięcznie rejestruje się średnio 2372 spółki z ograniczoną odpowiedzialnością[1], z czego około 614 stanowią spółki zawiązane w trybie S-24. Jak w praktyce wygląda uproszczona procedura rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przez internet?

Wprowadzenie od 1 stycznia 2012 roku  możliwości rejestracji sp. z o.o. przez system internetowy stanowi, wg oświadczeń Ministerstwa Sprawiedliwości, pierwszy etap informatyzacji rejestracji spółek prawa handlowego w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Następne projekty zakładają, między innymi, możliwość takiej rejestracji spółek jawnych oraz komandytowych[2]. Planuje się także umożliwienie dokonywania w ten sposób zmian umowy spółki jawnej, spółki komandytowej i spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, zarejestrowanych przez Internet oraz obniżenie opłat sądowych od wniosków, które dotyczą spółek utworzonych przy wykorzystaniu wzorca wygenerowanego w trakcie rejestracji. Proponowane zmiany – wg założeń Ministerstwa Sprawiedliwości – mają wejść w życie z dniem 1 stycznia 2015 r., jakkolwiek należy traktować wskazaną datę z dużą dozą rezerwy.

Warto więc zmierzyć się z praktycznym wymiarem zjawiska i zapytać: Jak rzeczywiście przebiega rejestracja spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przez Internet?

Pierwszym etapem rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej także: spółki) jest rejestracja konta osobie, która zdalnie dokona rejestracji – docelowo osobie będącej członkiem zarządu spółki bądź pełnomocnikiem składającym wniosek o rejestrację. Konto rejestruje się pod adresem internetowym ems.ms.gov.pl/konto/rejestracjadaneosobowe, podając przy tym podstawowe dane znajdujące się na dowodzie osobistym, e-mail, login oraz hasło. Konto rejestrowane jest poprzez wciśnięcie linku aktywacyjnego na wskazany przy rejestracji adres e-mail. Na pierwszym etapie wskazane jest również dokonanie rejestracji kont osobom, które będą docelowo członkami organów lub wspólnikami spółki – w przypadku osoby prawnej konto należy zarejestrować osobie uprawnionej do reprezentacji.

Zarejestrowanie kont poszczególnym osobom, uczestniczącym docelowo w różnym charakterze w zarejestrowanej już spółce, pozwoli przejść przez kolejne etapy rejestracji. Po określeniu firmy, siedziby i adresu spółki oraz adresu do korespondencji następuje przejście do etapu wyboru przedmiot działalności gospodarczej spółki, zgodnego z Polską Klasyfikacją Działalności (PKD 2007). Program pozwala na interaktywny wybór danej pozycji PKD. Przy szerokim przedmiocie działalności etap ten stanowi najdłuższe stadium rejestracji. Sytuacja ta ulega pogorszeniu w wypadku rozpoczęcia rejestracji w godzinach popołudniowych, gdy serwer Ministerstwa Sprawiedliwości jest przeciążony ze względu na dużą ilość wejść na stronę internetową, która jest jednocześnie wyszukiwarką podmiotów zarejestrowanych w KRS. W mojej ocenie zasadniczym problemem tego etapu jest umożliwienie wyboru wyłącznie jednej pozycji przedmiotu działalności gospodarczej, po wyborze której wraca się do głównego okna, przedstawiającego wszystkie z wybranych przez nas pozycji PKD. Z pewnością rzeczą usprawniającą proces wyboru przedmiotu działalności dla spółki byłoby umożliwienie wyboru jednocześnie więcej niż jednej pozycji PKD w ramach danego działu bądź też grupy klasyfikacji.

Następny krok to zalogowanie się, poprzez uprzednio założone konto, osób stawających przy rejestracji spółki (docelowo – wspólników spółki), które to osoby w następnych etapach akceptować będą wygenerowane, w ramach postępujących etapów rejestracji dokumenty. Rejestracja stawających odbywa się poprzez wpisanie danych poszczególnych wspólników spółki. Podkreślenia wymaga fakt, iż  konieczne jest by osoba ta posiadała już konto w systemie prowadzonym przez ministerstwo sprawiedliwości (w przypadku osób prawnych – osób uprawnionych do reprezentacji).  W ramach rejestracji spółki przez internet dopuszczona została możliwość przystąpienia do spółki wspólnika, będącego spółką zagraniczną. W odróżnieniu od osoby prawnej, nie będącej spółką zagraniczną – system nie weryfikuje tego czy dana spółka rzeczywiście istnieje, co może być weryfikowane przez sąd rejestrowy w kolejnym etapie poprzez wezwanie wnioskodawcy do przedłożenia certyfikatów rejestrowych danego podmiotu zagranicznego. Aktualny pozostaje obowiązek umieszczenia danych osoby reprezentującej daną spółkę zagraniczną, jakkolwiek na samym etapie rejestracji również nie jest weryfikowany zakres jej umocowania. Należy jednak być przygotowanym na to, iż sąd rejestrowy może wezwać wnioskodawcę do przedłożenia stosownego dokumentu wskazującego na uprawnienie do reprezentowania spółki zagranicznej.

W kolejnym kroku następuje ustalenie wartości nominalnej udziałów poszczególnych wspólników w kapitale zakładowym. Istotne na tym etapie jest wskazanie czy wkłady zostały wniesione w całości – w wypadku gdy nie dokonano tego przed rozpoczęciem rejestracji spółki, należy dokonać tego w ciągu 7 dni od wpisania spółki do rejestru (przedłożenie dokumentów jest zwolnione od opłaty sądowej)[3]. Należy pamiętać, iż obowiązek ten obciąża członków zarządu rejestrowanej spółki. Sąd rejestrowy, w razie stwierdzenia, że wymagane dokumenty nie zostały złożone pomimo upływu terminu, wzywa obowiązanych do ich złożenia, wyznaczając dodatkowy 7-dniowy termin, pod rygorem zastosowania grzywny.

Następny etap rejestracji to generowanie umowy spółki, poprzez wybór odpowiednich wariantów dopuszczonych przez system. Przedstawione warianty pozwalają wygenerować szablonową umowę spółki, przy czym wskazać należy, iż jej zapisy są wystarczające dla przeważającej większości podejmowanych działalności gospodarczych. Rejestracja spółki z o.o. przez Internet znajduje szerokie zastosowanie przy rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, która docelowo ma zostać komplementariuszem w spółce komandytowej bądź spółce komandytowo-akcyjnej. Nie jest konieczne umieszczanie w umowie takiej spółki szczegółowych zapisów dla prawidłowego funkcjonowania spółki komandytowej lub komandytowo-akcyjnej. Mimo wszystko moim zdaniem wskazane byłoby dopuszczenie możliwości wprowadzenia do umowy spółki konkretnych zapisów, które nie będą stanowić jednocześnie zagrożenia dla potencjalnych kontrahentów bądź wspólników spółki. Dyskusyjne jest czy należałoby w umowie spółki dopuścić wariant możliwości zobowiązania wspólników do wnoszenia dopłat czy podwyższenia kapitału zakładowego na podstawie dotychczasowych postanowień umowy spółki. Nie widzę jednak przeszkód na umożliwienie wprowadzenia do umowy spółki wyłączenia zgody zgromadzenia wspólników na nabycie i zbycie nieruchomości, użytkowania wieczystego lub udziału w nieruchomości.

Pierwszy z wariantów stanowi wybór pomiędzy dopuszczeniem możliwości dobrowolnego umorzenia udziałów w spółce bądź wyłączenie takiej możliwości – poprzez brak stosownego zapisu w umowie spółki. Kolejny wariant pozwala na odpowiednio: uzależnienie zbycia lub zastawienia udziałów od zgody Spółki bądź wyłączenie ograniczenia zbywalności lub zastawienia udziałów oraz umożliwienie wykonywania przez zastawnika i użytkownika prawa głosu z udziału. Należy pamiętać, iż w przypadku ograniczenia zbywalności udziałów w umowie zgody udziela zarząd w formie pisemnej – nie przyjęto w generowanym szablonie umowy wariantu uzależnienia zbywalności udziałów od, przyjętej w większości umów spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, zgody zgromadzenia wspólników. Następny wariant pozwala na wprowadzenie do umowy spółki zapisu umożliwiającego wypłatę przez zarząd zaliczki na poczet przewidywanej dywidendy za dany rok obrotowy. W następnym etapie dokonuje się wyboru organów spółki – możliwe jest ustanowienie w rejestrowanej spółce rady nadzorczej z jednoczesnym wyłączeniem prawa indywidualnej kontroli przysługującej wspólnikowi spółki. Po ustaleniu kadencji członków zarządu spółki przechodzi się do wyboru sposobu reprezentacji spółki – wybór ograniczony został do reprezentacji jednoosobowej oraz reprezentacji łącznej poprzez współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem (przy czym w drugim wariancie reprezentacja pozostaje jednoosobowa w przypadku zarządu jednoosobowego). Kolejny etap pozwala na wyłączenie wymogu podjęcia przez zgromadzenie wspólników uchwały w wypadku rozporządzenia prawem lub zaciągnięcia przez spółkę zobowiązania do świadczenia o wartości dwukrotnie przewyższającej wysokość kapitału zakładowego wymaga uchwały wspólników (tj. wyłączenia art. 230 k.s.h.). Generowanie umowy spółki kończy się na wyborze terminu końca pierwszego roku obrotowego.

Kolejno w toku rejestracji dokonuje się określenia składu osobowego zarządu spółki, poprzez wpisanie danych osób, którym uprzednio zarejestrowano konta w systemie. Pamiętać należy o przedstawieniu sądowi rejestrowi w ciągu 7 dni od rejestracji spółki w rejestrze wzorów podpisu członków zarządu rejestrowanej spółki – w tej sytuacji sąd rejestrowy analogicznie jak przy oświadczeniu o pokryciu wkładów może wezwać obowiązanych do ich złożenia, wyznaczając dodatkowy 7-dniowy termin, pod rygorem zastosowania grzywny. W kolejnym kroku rejestracji dopuszczona została możliwość rejestracji oddziału spółki.

Po akceptacji wygenerowanych dokumentów przez poszczególne osoby stawające przy rejestracji (poprzez wpisanie loginu oraz hasła) następuje przejście do ostatniego etapu rejestracji tj. opłacenia wniosku o rejestrację – dopuszczono możliwość płatności online, co stanowi duże usprawnienie procesu rejestracji. Rejestrując spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością przez internet nie ponosi się kosztów notarialnych sporządzenia umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Pamiętać jednak należy o zapłacie podatku od czynności cywilnoprawnych od zawarcia umowy spółki, który przy normalnym trybie pobiera notariusz. Podatek należy uiścić w terminie 14 dni od podpisania umowy spółki (nie od rejestracji jej w rejestrze) w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na siedzibę spółki.

Wniosek o wpis spółki do rejestru sąd rozpoznaje w terminie jednego dnia od daty jego wpływu. Sądy rejestrowe w zasadzie trzymają się wskazanego w ustawie o Krajowym Rejestrze Sądowym   terminu, jakkolwiek termin ma charakter instrukcyjny.

Po otrzymaniu postanowienia o wpisie spółki należy uzyskać dla niej numer NIP oraz REGON, a zgłosić ją do ZUS, jeżeli zatrudnia pracowników. Do przedmiotowych wniosków dołączyć należy umowę spółki, wygenerowaną w czasie rejestracji spółki, oraz postanowienie o wpisie. Ponadto do wniosku o nadanie numeru NIP należy dołączyć umowę uprawniającą do korzystania z lokalu (np. umowę najmu lokalu).

Ostatnią czynnością po rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest przedłożenie umowy uprawniającej do korzystania z lokalu do właściwego sądu rejestrowego (najlepiej wraz z wzorami podpisów członków zarządu oraz oświadczeniu członków zarządu o pokryciu wkładów).

Możliwość rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przez Internet stanowi istotne ułatwienie dla przedsiębiorców planujących rozpocząć działalność gospodarczą w formie spółki z o.o. Jakkolwiek proponowany kształt wzorca umowy spółki jest szablonowy, to szybkość rejestracji i mniejsze koszty rejestracji stanowią ważny argument za wykorzystaniem internetu do założenia spółki.