Z dniem 31 marca 2020 r., na mocy nowelizacji KSH[1], zostały zmodyfikowane zasady organizacji walnych zgromadzeń („WZ”) spółek akcyjnych (zob. art. 406[5] KSH w nowym brzmieniu).
Celem dokonanych zmian jest ułatwienie udziału w WZ, przede wszystkim w związku z panującą epidemią. W istocie bowiem to właśnie wywołana nią sytuacja przyśpieszyła wprowadzenie zmian legislacyjnych postulowanych od dawna.
Warto jednak pamiętać, że przed 31 marca 2020 r. w KSH przewidywano instytucję „zdalnego” uczestniczenia w obradach WZ. Dopuszczono zdalne wykonywanie prawa głosu, zdalne wypowiadanie się / zadawanie pytań, a ponadto transmisję obrad WZ w czasie rzeczywistym. Warunkiem skorzystania przez spółki z tego instrumentarium było dotychczas wyraźne zastrzeżenie takiej możliwości w statucie spółek. Instytucje te obowiązywały w polskim prawie spółek już w 2009 r. Spółki publiczne były do korzystania z nich dodatkowo motywowane treścią Dobrych Praktyk (zasad ładu korporacyjnego) przyjmowanych przez Giełdę Papierów Wartościowych w Warszawie. W praktyce jednak nie cieszyły się one popularnością, nawet wśród największych polskich spółek giełdowych. Ten domyślny model kodeksowy uległ z dniem 31 marca 2020 r. zmianie. Co do zasady, decyzję o jego implementacji w realiach korporacyjnych podejmują w dalszym ciągu akcjonariusze. Obecnie muszą jednak wyraźnie wyłączyć w statucie możliwość „zdalnego” uczestniczenia w obradach WZ, aby spółka mogła z czystym sumieniem organizować wyłącznie obrady WZ w tradycyjnej, stacjonarnej formule.
Czy e-WZ są obowiązkowe?
Z przepisu art. 406[5] § 1 KSH w brzmieniu nadanym 31 marca 2020 r., wynika, że w walnym zgromadzeniu można wziąć udział również z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, jeżeli w statucie spółki wyraźnie takiej możliwości nie wyłączono. Warto pamiętać, że regulacja ta jest uniwersalna; dotyczy spółek publicznych i niepublicznych.
Należy zatem – jak się prima facie wydaje – rozumieć, że organizacja WZ z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej nie jest bezwzględnie obowiązkowa w każdym przypadku. Z przepisu art. 406[5] § 1 zd. 2 KSH wynika, że o udziale w WZ z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej postanawia zwołujący zgromadzenie, a zatem – co do zasady – zarząd spółki.
Jednocześnie jednak warto mieć na uwadze cel omawianej regulacji. Jest nim umożliwienie uczestniczenia (wypowiadania się, wykonywania prawa głosu) w WZ jak najszerszemu kręgowi akcjonariuszy. Akcjonariusze pozostają najważniejszą, kluczową grupą interesariuszy spółki. Jeżeli zatem struktura akcjonariatu danej spółki jest rozproszona, a wcześniejsze doświadczenia spółki pokazują, że na WZ przybywa liczne grono akcjonariuszy (osobiście lub przez pełnomocnika), zarząd spółki powinien przedsięwziąć kroki pozwalające skorzystać z procedury zdalnego udziału w WZ. Omawiana regulacja KSH nie sprzeciwia się również temu, aby w tym samym zgromadzeniu niektórzy wzięli udział zdalnie, inni zaś – w sposób tradycyjny, „stacjonarny”. Argumentem przeciw organizacji zgromadzenia w takiej formule nie powinny być koszty. W mojej ocenie akcjonariusze „wybaczą” zarządowi taki koszt i nie uznają go za zbędny czy nieracjonalny. Należy wręcz oczekiwać, że wraz z postępującą digitalizacją wdzierającą się do kolejnych sfer naszego życia, także organizacja walnych zgromadzeń nie będzie się jej dłużej opierać.
Wątpliwości są
Nowa regulacja nie jest pozbawiona usterek i może budzić wątpliwości interpretacyjne. Dopuszczalna jest bowiem odmienna interpretacja przepisu art. 406[5] § 1 KSH. Zgodnie z nią spółka ma obowiązek zapewnienia zdalnego w nim uczestnictwa w każdym przypadku, jeżeli statut takiej możliwości nie wyłącza. W mojej ocenie taka powinna być intencja racjonalnego ustawodawcy. Tymczasem ten kierunek wykładni osłabia zdanie drugie przepisu art. 406[5] § 1 KSH. Sprawia ono, że przepis może być odczytywany jako wewnętrznie sprzeczny. W istocie bowiem, w sytuacji zamieszczenia w porządku obrad kontrowersyjnych lub problematycznych kwestii, zarządowi spółki / dominującemu akcjonariuszowi zwołującemu zgromadzenie może po prostu nie zależeć na zgromadzeniu licznej reprezentacji akcjonariuszy. Wówczas zarząd zwoła „stacjonarne” WZ, ograniczając w nim udział do tych najbardziej „zdeterminowanych”.
Zachęcam zatem spółki do tego, aby przemodelowały dotychczasowe praktyki organizacji walnych zgromadzeń. W przeciwnym razie przez kolejną dekadę (lub dłużej) unijne regulacje mające na celu aktywizację akcjonariuszy (spółek publicznych) oraz wzmocnienie nadzoru korporacyjnego pozostaną „fasadowe”, w sferze postulatów niż realnych rozwiązań. Nie wydaje się rozwiązaniem optymalnym odwołanie WZ nawet w okresie epidemii. Z kolei zwołanie „stacjonarnego” WZ z obowiązkiem korzystania ze środków ochrony osobistej może raczej zniechęcić niż zachęcić do udziału w nim.
Omawiana regulacja nie przynosi też odpowiedzi na wszystkie pytania, jakie już się pojawiają oraz jakie wkrótce będą zadawać emitenci planujący zwołanie WZ. Jednym z nich jest udział notariusza i przewodniczącego zgromadzenia. Udział notariusza jest, rzecz jasna, niezbędny. W mojej ocenie, w świetle aktualnych regulacji notariusz powinien być obecny na zgromadzeniu stacjonarnie. Nie wydaje mi się zresztą, żeby notariusz wyraził zgodę na „zdalne” protokołowanie zgromadzenia. Z kolei przewodniczący powinien nie tylko podpisać listę obecności i wyłożyć ją do wglądu przez cały czas trwania obrad, ale przede wszystkim – powinien podpisać protokół zgromadzenia. Mimo zatem, że z przepisów KSH nie wynika to jednoznacznie, w praktyce będzie po prostu wygodniej, jeżeli przewodniczący i notariusz będą na WZ obecni „stacjonarnie”, w jednym pomieszczeniu. Bezspornie usprawni to komunikację między tymi osobami, niezbędną dla prawidłowego przebiegu obrad, oraz ułatwi proces przekazywania i protokołowania wyników głosowań. Trzeba przy tym pamiętać, że sam protokół zgromadzenia nie jest w praktyce zawsze podpisywany bezpośrednio po zakończeniu obrad.
Ustawodawca dopuszcza, aby ze „zdalnego” trybu udziału w WZ mogli skorzystać akcjonariusze spółek, w których WZ zwołano jeszcze przed 31 marca 2020 r. k – o ile tryb taki nie został wyłączony w statucie spółki, zaś spółka poinformuje o przyjęciu tego trybu w sposób przewidziany dla zwołania walnego zgromadzenia, nie później niż na cztery dni przed dniem otwarcia obrad tego WZ.
„Zdalny”, czyli jaki?
Ustawodawca nie wskazuje tutaj konkretnych rozwiązań, w tym rozwiązań technicznych ani technologicznych. Dekretuje jednak, że zdalny udział w WZ obejmuje „w szczególności” (a raczej co najmniej):
– dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w WZ, w ramach której osoby te mogą wypowiadać się w toku obrad WZ, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad WZA;
– wykonywanie prawa głosu osobiście lub przez pełnomocnika, przed lub w toku WZ.
Warto jednocześnie pamiętać, że zgodnie z przepisem art. 406[5] § 4 KSH spółka publiczna od dnia 31 marca 2020 r. ma obowiązek zapewnienia transmisji obrad walnego zgromadzenia w czasie rzeczywistym. Obowiązek ten nie wyłącza ani nie zastępuje jednak „zdalnego” udziału w obradach, o którym mowa w art. 406[5] § 1 KSH. Istnienie tego obowiązku w świetle redakcji przepisu nie budzi wątpliwości.
[1] Ustawa z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2020 r. poz. 568).
Adwokat; ukończyła z wyróżnieniem Wydział Prawa i Administracji na Uniwersytecie Warszawskim. Jest absolwentką Centrum Prawa Amerykańskiego prowadzonego przez Wydział Prawa i Administracji UW oraz Wydział Prawa Stanowego Uniwersytetu Floryda. W 2013 roku uzyskała stopień naukowy doktora nauk prawnych na podstawie rozprawy doktorskiej poświęconej pojęciu interesu spółki handlowej przygotowanej i obronionej w Instytucie Prawa Cywilnego Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego. Od początku pracy zawodowej związana ze znanymi warszawskimi kancelariami butikowymi. Doradca prawny spółek publicznych i niepublicznych. Kieruje praktyką prawną w jednej z największych w Polsce spółek z branży gier wideo, notowanej na Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie. Posiada bogate doświadczenie w kompleksowej obsłudze prawnej największych podmiotów gospodarczych w kraju oraz instytucji publicznych. Specjalizuje się w prawie cywilnym, zwłaszcza w prawie umów, w prawie spółek i w prawie rynku kapitałowego. Jest doradcą prawnym krajowych podmiotów z branży gier wideo. W dotychczasowym dorobku ma publikacje naukowe i popularnonaukowe z zakresu prawa cywilnego, prawa spółek i prawa rynku kapitałowego, w tym komentarz do rozporządzenia MAR oraz komentarz do ustawy o obligacjach.
